Konzept Vorlagenmanagement
Konzept: Das Programmpaket gliedert sich in einen Administrator- und einen Benutzer-Teil. Administratoren erstellen und testen zentrale Vorlagen, stellen diese bereit und legen Berechtigungen fest. Benutzer können eigene Vorlagen erstellen und zentrale Vorlagen aufrufen. Dabei werden automatisch fehlende Informationen abgefragt und die definierten Felder gefüllt.

Das Paket besteht aus den Einzelprogrammen "Vorlagenauswahl" und "Vorlagenmanager". Weiterhin im Paket enthalten ist ein Add-In für Microsoft Word, welches Administratoren bei der Definition und dem Einfügen von Feldern unterstützt.

Vorlagenmanager
(für Administratoren)

 

Vorlagenauswahl
(für Benutzer)

  • Stammdatenverwaltung, insbesondere
    • Firmendaten (Anschrift, Bankverbindung, Geschäftsführer, ...)
    • Layouts pro Firma
    • Variablen
    • Vorlagendateien
    • SAP HR-Felder*
  • Verwaltung von Berechtigungen
  • Analysen und Verwendungsnachweise
  • Test von Vorlagen
  • Editieren von Vorlagen
  • Anlegen von Ordnern in der Baumstruktur und Zuordnung von Vorlagen
  

  • Start der Dokument-Erstellung.
    Dabei wird die Vorlage nach vorhandenen Feldern durchsucht und diese automatisch gefüllt. Fehlende Informationen werden durch Popups vom Benutzer abgefragt.
  • Einfügen von eigenen, benutzerspezifischen Vorlagen

Dabei werden verschiedene Feldtypen unterschieden:

  • Firmendaten (Anschrift, ...)
  • Layouts für Kopf- und Fußzeilen
  • Daten des aktuellen Benutzers
  • Daten aus vorlagenspezifischen Eingabeformularen
  • SAP HR Felder*
  • Bedingte Felder (abhängig vom Inhalt eines der anderen Felder, z.B. ihm/ihr abhängig von der Anrede)

Word Add-In Feldmanager

SAPConnector*
Assistenten für
  • Anlegen und Ändern von Feldern
  • Einfügen von Feldern ins Dokument
  • autom. Generierung von Eingabemasken für vorlagenspezifische Daten
  • Speicherung und Test
 Zuständig für den Abruf von Personaldaten aus SAP HR. Wird automatisch aufgerufen, sofern im Dokument SAP-Felder gefunden werden.

Nach der Standard SAP-Benutzeranmeldung werden über Personalnummer oder Namenssuche Mitarbeiter (auch mehrere) ausgewählt. Die entsprechenden Daten werden in das Dokument eingefügt. Bei Auswahl von mehreren Personalnummern wird ein Serienbrief mit einer Seite pro Mitarbeiter erstellt.
* SAP HR Felder nur verfügbar mit Modul SAPConnector

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